POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
I. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE
| Responsable del tratamiento | José Gregorio Caicedo Martínez, persona natural, que presta sus servicios bajo la denominación A&C Hábeas Data – Asesoría, Diagnóstico y Acompañamiento |
|---|---|
| Domicilio | Barranquilla, Atlántico, Colombia |
| Dirección | Calle 80 # 65-10, barrio Paraíso, Barranquilla, Atlántico Atención exclusivamente virtual: en esta dirección no se atiende público. |
| Correo electrónico | [email protected] |
| Teléfono y WhatsApp | 312 709 9690 |
II. MARCO NORMATIVO
Esta política se expide en cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política, la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Capítulo 25 del Título 2 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1074 de 2015, que compiló el Decreto 1377 de 2013, y de las normas que los modifiquen o reglamenten. En lo que corresponda a información financiera y crediticia, se tendrá en cuenta la Ley Estatutaria 1266 de 2008, modificada por la Ley 2157 de 2021.
III. DEFINICIONES
Para efectos de esta política se aplican las definiciones del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1074 de 2015, entre ellas:
- Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
- Responsable del tratamiento: quien decide sobre la base de datos y su tratamiento; en este caso, José Gregorio Caicedo Martínez.
- Encargado del tratamiento: quien realiza el tratamiento por cuenta del responsable.
- Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento.
- Dato sensible: el que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como los relativos a la salud, el origen racial o étnico o las convicciones políticas o religiosas.
- Transmisión: comunicación de datos al encargado, dentro o fuera de Colombia, para que los trate por cuenta del responsable.
IV. PRINCIPIOS
El tratamiento se rige por los principios del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012: legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.
V. DATOS QUE SE TRATAN
1. Personas que solicitan información o diagnóstico (prospectos)
Nombre, medio de contacto preferido, número de celular o correo electrónico, situación que desean revisar, operador de información si lo conocen, si han presentado reclamaciones, plan de interés y una descripción breve y opcional de su necesidad.
2. Clientes
Datos de identificación y contacto, copia del documento de identidad, reportes de información crediticia que el propio cliente descarga y entrega, documentos soporte de su caso, respuestas de las entidades y comprobantes de pago.
3. Datos que no solicitamos
No solicitamos contraseñas ni usuarios de ninguna plataforma, números de tarjetas ni datos bancarios para cargos. No solicitamos datos sensibles. Si el titular los suministra voluntariamente, su entrega es facultativa y solo se tratarán en la medida necesaria para atender su solicitud.
4. Niños, niñas y adolescentes
Los servicios están dirigidos a personas mayores de edad. No recolectamos de manera intencional datos de menores de edad.
VI. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO
- Atender las solicitudes de información o diagnóstico, contactar al titular por el medio que elija y enviarle la propuesta del servicio.
- Celebrar y ejecutar el contrato de prestación de servicios: diagnóstico documental, preparación de documentos para que el titular los presente en nombre propio, control de términos y seguimiento.
- Gestionar pagos, emitir la relación de servicios y valores y cumplir obligaciones contables y tributarias.
- Atender consultas, reclamos y solicitudes relacionadas con el servicio y con los datos personales.
- Conservar la prueba de la autorización otorgada por el titular.
- Elaborar estadísticas internas sin identificar a las personas.
A&C Hábeas Data no vende, alquila ni cede las bases de datos a terceros.
VII. ENCARGADOS Y TRANSMISIÓN DE DATOS
Para operar, los datos se almacenan y gestionan en herramientas tecnológicas de proveedores que actúan como encargados del tratamiento, algunos con servidores fuera de Colombia:
| Proveedor | Uso |
|---|---|
| Google LLC (Gmail, Google Drive, Hojas de cálculo, Calendar y Apps Script) | Recepción de solicitudes del formulario, correo, expedientes digitales y agenda de contacto. |
| WhatsApp (Meta Platforms) | Comunicación con prospectos y clientes que escogen este medio. |
| Cloudflare, Inc. (Estados Unidos) | Publicación de la página web. |
| Google LLC (Google Analytics 4) | Medición agregada del uso del sitio, solo con aceptación del visitante, según la sección X. |
Estas transmisiones se realizan conforme a los artículos 2.2.2.25.5.1 y 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015 y bajo las condiciones de servicio de cada proveedor, que lo obligan a tratar los datos solo por cuenta del responsable y a mantener su seguridad y confidencialidad.
VIII. DERECHOS DEL TITULAR
Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada.
- Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable.
- Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías legales, y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
- Acceder gratuitamente a sus datos personales.
IX. ATENCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS
Responsable de la atención: José Gregorio Caicedo Martínez, a través del correo [email protected], de lunes a viernes, de 9:00 a. m. a 6:00 p. m.
1. Consultas
El titular o sus causahabientes pueden consultar la información personal que repose en nuestras bases de datos. La consulta se atiende en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de su recibo. Si no es posible atenderla en ese plazo, se informarán los motivos y la nueva fecha, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales (Ley 1581 de 2012, art. 14).
2. Reclamos
Quien considere que su información debe ser corregida, actualizada o suprimida, o advierta un incumplimiento, puede presentar un reclamo que contenga su identificación, la descripción de los hechos, la dirección de respuesta y los documentos que quiera hacer valer. Si el reclamo está incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes para que lo complete; si transcurren dos (2) meses sin respuesta, se entenderá que desistió. Recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» en un término no mayor a dos (2) días hábiles. El reclamo se atiende en un máximo de quince (15) días hábiles, prorrogables hasta por ocho (8) días hábiles más, informando los motivos de la demora (Ley 1581 de 2012, art. 15).
3. Queja ante la autoridad
El titular solo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable (Ley 1581 de 2012, art. 16).
X. COOKIES Y MEDICIÓN DEL SITIO
La página web usa Google Analytics 4, de Google LLC, para medir de forma agregada cómo se usa el sitio: visitas, páginas consultadas, clics en los botones de WhatsApp y correo, e inicio y envío del formulario. Estas cookies de medición solo se activan si el visitante las acepta en el aviso que aparece al ingresar; si las rechaza, no se cargan. La decisión puede cambiarse en cualquier momento desde el enlace «Configurar cookies» del pie de página.
La herramienta no se usa con fines publicitarios y los datos que el visitante escribe en el formulario no se envían a Google Analytics. La información de medición se almacena en servidores de Google que pueden estar fuera de Colombia.
XI. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
Se aplican medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos contra pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado. Entre ellas: acceso restringido al responsable mediante la cuenta corporativa, expedientes digitales organizados por cliente, nombres de carpetas sin números de identificación ni datos financieros, y formulario web que bloquea el ingreso de números de cédula, cuentas o tarjetas en el campo de descripción.
XII. VIGENCIA DE LA POLÍTICA Y DE LAS BASES DE DATOS
Esta política rige desde su publicación. Los datos se conservarán mientras sean necesarios para las finalidades descritas:
- Prospectos que no contratan: hasta doce (12) meses después del último contacto; vencido ese plazo, se suprimen.
- Clientes: durante la relación contractual y hasta diez (10) años después de terminada la relación, para atender las reclamaciones que puedan derivarse del contrato durante el término de prescripción de la acción ordinaria (Código Civil, art. 2536, modificado por la Ley 791 de 2002, art. 8).
- Prueba de la autorización: mientras se traten los datos y durante el término anterior.
Los cambios sustanciales a esta política se comunicarán de forma oportuna en esta página y, cuando corresponda, por el medio de contacto del titular, antes de su implementación.
XIII. REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS
De acuerdo con el artículo 2.2.2.26.1.2 del Decreto 1074 de 2015, modificado por el Decreto 090 de 2018, la inscripción en el Registro Nacional de Bases de Datos es obligatoria para las sociedades y entidades sin ánimo de lucro con activos superiores a 100.000 UVT y para las personas jurídicas de naturaleza pública. El responsable, como persona natural, no está obligado a dicha inscripción, lo cual no lo releva de los demás deberes que establece la ley.